L’archivage numérique deviendra prochainement une obligation imposée par l’État, bien que la date d’application et le format exact n’aient pas encore été précisés. Afin d’anticiper cette transition, la mairie a pris l’initiative, en collaboration avec la direction et l’archiviste, de mettre en place un processus de pré-archivage. Chaque service est ainsi invité à déposer, dans un dossier dédié, les documents nécessitant uniquement une consultation. L’archiviste procèdera ensuite à un tri rigoureux afin d’identifier les documents à conserver et ceux pouvant être éliminés conformément aux réglementations en vigueur.

Pour cela, nous faisons des réunions 1 fois par mois avec l’archiviste, le service de la Direction Générale et le Service Informatique.

Chaque Service a dû travailler sur un fichier Excel ou il propose les documents qu’il pense être archivable. Ce fichier est envoyé à l’archiviste qui fait un retour aux différents services.

Voici un exemple avec le Service Communication :

Retour de l’archiviste :

Légende :

• EL = Eliminable
• W = Document à conserver